Event management e supporto per eventi e fiere

Offrire supporto prima, durante e dopo un evento o una fiera è un lavoro multidisciplinare che tocca lo studio del marchio, l’identificazione del target di riferimento, l’ideazione del concept dell'evento, la pianificazione logistica e il coordinamento degli aspetti più tecnici. Le componenti sia strategiche che creative sono fondamentali per ottenere risultati eccellenti a livello funzionale e al contempo impattanti.

Come nasce un evento

La creazione di un evento o di una fiera, ma anche un’attività di supporto, parte da uno studio approfondito del brand aziendale e dal raccoglimento di tutte quelle informazioni fondamentali al fine di poter rivelare gli obiettivi, le risorse per raggiungerli e redigere così un buon piano strategico che molto ha in comune con la creazione di una Digital Strategy 

Un tassello fondamentale della nascita di un evento riguarda proprio il lavoro svolto sull’ottimizzare quel legame imprescindibile che unisce questi tre fattori: brand, creatività e strategia. Tutto ciò che riguarda il brand è fondamentale per lo studio di un concept creativo, il quale dipenderà dalle scelte strategiche fatte a monte le quali, a loro volta, saranno prese in base agli obiettivi del brand. Una concatenazione di cause-effetto mirabolante, ma necessaria e, se ben seguita, devastante per risultati e impatto sul business aziendale.

La gestione online e offline di un evento

Sia sul piano online che offline niente viene lasciato al caso e tutto deve lavorare all’unisono sia per rispettare le tempistiche che per intercettare in maniera impeccabile i vari touchpoint funzionali, all’interno della customer journey, a far conoscere l’evento al proprio target di riferimento.

La preparazione e la gestione di materiale digitale, ma anche cartaceo, deve avvenire tenendo conto di una roadmap redatta al momento della pianificazione. In questa fase, quando l’evento (materiale o digitale) è definito, rimane l’aspetto promozionale da curare, con la creazione di una landing page oppure con la gestione della propria presenza su una piattaforma di promozione eventi. Inoltre può essere necessaria una gestione social ad hoc, andando a lavorare sul coinvolgimento della community, ma anche di settaggi mirati lato ADV sui motori di ricerca e non solo. La molteplicità di attività applicabili è molteplice, un motivo ulteriore a riprova dell’importanza di una precisa strategia: senza si finirebbe per perdersi nel mare magnum delle scelte.

Il giorno stesso dell’evento c’è poi da far fruttare tutto il lavoro svolto fino a quel momento, ma al contempo gestire la parte riguardante la stampa, i video, le foto e tutti i fornitori accorsi e precedentemente istruiti sull’agenda del giorno. Questo è l’ultimo tassello (o quasi) di tutto il processo legato alla gestione di un evento e forse anche uno dei più delicati. Inoltre, terminato il tutto, si può ottimizzare ulteriormente il risultato andando a intercettare, post evento, quel pubblico in target, aprendo la strada a nuove strategie future.

Lotrèk e l’evento Connettivo

Hai sentito parlare di “Connettivo”? È stato un evento che abbiamo a lungo programmato e che, in un periodo storico particolare per tutti, all’ultimo secondo ha avuto necessità di essere ristrutturato completamente. Il tutto a pochissimi giorni “dall’anteprima in sala”. 

Vuoi un piccolo spoiler? È stato un successo, qui ti raccontiamo com’è andata la faccenda:

Organizzare un evento fisico, che poi diventa online, che alla fine è metà-fisico