Lotrèk
19 Gennaio 2021

Organizzare un evento fisico, che poi diventa online, che alla fine è metà-fisico


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Giulia 
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5'

Durante l’organizzazione di Connettivo non abbiamo mai avuto un attimo di noia: ecco il nostro “dietro le quinte”

Organizzare un evento sembra facile (forse), ma in realtà è un po’ come dar vita a un’invenzione: si parte da un’idea, si definisce un obiettivo, si crea un’identità, la si presenta al pubblico e, se si è creato un tostapane, non ci si aspetta che possa funzionare anche come appendiabiti. Quindi ogni evento, per sua natura, ha uno scopo e una modalità tutti suoi, che lo definiscono, e, se questi cambiano, cambia per forza anche lui. Le due macrocategorie principali di queste modalità sono le più ovvie: è un evento fisico o è un evento online?

Per Connettivo, l’evento con cui abbiamo dato vita al progetto K·Agency, eravamo praticamente al punto in cui il nostro tostapane ci avrebbe preparato il pranzo, quando ci siamo trovati costretti a trasformarlo in un appendiabiti, ma con ancora la sua primaria capacità di offrire toast croccanti.

Confusi? Un pochino lo eravamo anche noi. Procediamo un passo alla volta e ripercorriamo l’organizzazione del nostro evento metà-fisico

L’organizzazione di un evento

Il primo passo, naturalmente, è avere l’idea, qualcosa da realizzare. Noi avevamo la nostra idea: esportare il “modello Lotrèk” per creare una rete di agenzie interconnesse, fortemente radicate sul territorio, a partire dalla zona Pistoia-Prato. Ci serviva quindi un evento non solo per presentare il nostro progetto, ma anche per selezionare chi ne avrebbe fatto parte, andando a costituire la prima K·Agency.

A questo punto, dovevamo creargli un’identità: dargli un nome, realizzargli un’immagine, definire il modo in cui si sarebbe presentato e raccontato a tutti. Insomma, non so come si chiami per i tostapane questa fase, ma noi in agenzia dovevamo fare branding.

Il naming è stato molto spontaneo: sapevamo di voler realizzare qualcosa la cui filosofia ricordava quella di un collettivo e la cui natura era di connettere tra loro freelancer del digital marketing. Connettivo, quindi. In che altro modo poteva chiamarsi?

Il logo doveva essere contemporaneamente versatile, funzionale e rappresentativo, per questo abbiamo dato forma a qualcosa di semplice ma in grado di rappresentare la connessione in tutti i suoi significati. Ma quali parole migliori per descriverlo di quelle del suo creatore? Il nostro Michael, designer del logo Connettivo, lo definisce, nell’ordine,  così:

  • “è il collegamento tra attori diversi che camminano su strade parallele ma solidali”
  • “è una coccarda, un fiocchino, un abbraccio e una stretta di mano”
  • “è la collaborazione stretta come l'interlinea tra le lettere, è una divisione in team di 3 o 4 soggetti che, stando l’uno sull'altro, creano qualcosa di più alto”
  • “è una sciarpa per l'inverno e le linee di un aratro che prepara il terreno alla coltura di nuove risorse”.

Ora che avevamo dato una personalità al nostro evento, la sfida era riuscire a esprimerla su ogni canale e attraverso ogni supporto: per questo, ci siamo serviti di Figma come strumento di progettazione.

L’organizzazione di un evento fisico

Realizzare e organizzare i supporti fisici su Figma è comodo, certo, ma poi dove li mettiamo questi supporti?

La location

È cominciata anche per noi la fase dei sopralluoghi per scegliere la location dell’evento. La scelta è caduta sui locali dell’Officina Giovani di Prato perché riassumevano caratteristiche indispensabili:

  • era un luogo centrale per la vita culturale della città
  • era molto capiente e l’organizzazione degli spazi ci avrebbe permesso di dividere tutto in aree differenti
  • aveva un ottimo rapporto qualità/prezzo.

Avevamo infatti pensato di suddividere gli spazi in 4 aree: una di accoglienza/registrazione, una dedicata alla presentazione del progetto provvista di palco e proiettore, una facilmente frazionabile per i colloqui dei partecipanti volti a selezionare il team della futura K·Agency e una adatta a un momento di pausa caffè.

Supporti e materiali

Per dare carattere al nostro evento, ci siamo dedicati alla realizzazione di materiali e supporti destinati a caratterizzare la location e a trasmettere l’identità di Connettivo ai partecipanti. 

Striscioni all’ingresso 

Per garantire un forte impatto di brand fin dall’esterno.

Manifesti dell’evento con programma della giornata 

Per guidare il visitatore dall’entrata dell’Officina Giovani fino alla porta di ingresso dell’edificio adibito a ospitare l’evento. Per riepilogare in modo chiaro l’agenda della giornata a tutti i partecipanti e per pubblicizzare l’evento sul territorio.

Manifesti per le Aree Colloqui 

Per separare e distinguere le aree di colloquio tra i vari settori di competenza. Occasione di impiego delle illustrazioni realizzate ad hoc per l’evento.

Icone a diamante da appendere 

Per addobbare l’ambiente, soprattutto la sala destinata a Presentazione e Colloqui, usando l’altezza del soffitto. Un ottimo elemento per fare brand awareness.

Totem 

Elemento di segnaletica, delimitazione e branding senza elementi di collocazione temporale, quindi riutilizzabile come arredo anche per presentazioni future.

Rollup

Elementi di branding non specifici per mettere in risalto le illustrazioni chiave del progetto e, al contempo, elementi di arredo da utilizzare sul palco durante la fase di presentazione.

Adesivi Personalizzati

Piccoli materiali di brand da distribuire prima (promozione), durante (gadget) e dopo l’evento: gli adesivi personalizzati sono una risorsa da non sottovalutare.

Badge e Tote bag 

Per identificare lo staff e offrire gadget ai partecipanti.

Modalità di partecipazione

Connettivo era un evento a partecipazione gratuita, ma con un numero chiuso di ospiti consentiti. Per questo, era necessario definire e organizzare le modalità di partecipazione su prenotazione. Ci siamo quindi serviti di Eventbrite, che ci ha consentito di gestire il tutto in modo comodo e immediato, avendo sempre a disposizione l’elenco aggiornato dei partecipanti.

L’organizzazione di un evento online

Tutto pronto, quindi, no? Il nostro tostapane era sul punto di offrirci delle fragranti fette da imburrare quando tutto è cambiato. Inutile creare suspense: tutti sappiamo bene che a cambiare le carte in tavola è stata l’uscita di un DPCM con tutte le normative, necessarie per la salute di tutti, che, di fatto, ci impedivano di realizzare Connettivo così come l’avevamo pensato. 

Attimi di panico.

Abbiamo temuto di dover annullare tutto e abbiamo seriamente valutato l’ipotesi. Il punto era, però, che questo non era un evento “fine a se stesso”: era il primo passo di un progetto ambizioso pronto a nascere che non poteva subire ritardi. Connettivo si sarebbe quindi tenuto lo stesso, ma come? Dovevamo creare, velocemente e con successo, un perfetto appendiabiti.

Abbandonata la location scelta, abbiamo deciso di spostare la presentazione del progetto su Zoom, fornendo con il dovuto anticipo a tutti gli iscritti il link per partecipare. È Zoom che ci siamo quindi impegnati ad addobbare con un’immagine di background capace di esprimere quell’identità che doveva inizialmente essere trasmessa dai supporti fisici.

Anche la presentazione doveva essere adattata al nuovo medium: abbiamo ottimizzato i contenuti del pitch in funzione non di un palcoscenico ma di uno schermo e ci siamo impegnati a creare comunque un dialogo diretto con i partecipanti.

I colloqui, però, dovevamo riuscire a farli in presenza. Non sapevamo nulla, infatti, di chi si era iscritto all’evento e quello che cercavamo, oltre alle competenze specifiche, era un fattore umano per noi imprescindibile: i candidati dovevano avere lo spirito adatto a K·Agency. Nel rispetto delle misure di sicurezza appena introdotte e servendoci di tutti gli strumenti di comunicazione online, abbiamo quindi scaglionato gli ingressi dei candidati, che abbiamo accolto separatamente nella sede di Lotrèk – il tutto nella stessa giornata per non far perdere a Connettivo la sua identità di evento one-day: di mattina abbiamo tenuto la presentazione e nel pomeriggio abbiamo colloquiato gli iscritti.

Non tutti i materiali realizzati sono rimasti inutilizzati: Rollup, Totem e Manifesti sono infatti serviti per identificare e delimitare le zone dell’agenzia, permettendoci anche di creare percorsi utili a mantenere le distanze e a rispettare ogni aspetto delle norme di sicurezza.

Connettivo: un evento metà-fisico

Connettivo si è quindi svolto come un evento a metà: un po’ fisico – ma senza nessuna delle caratteristiche di aggregazione tipiche degli eventi in presenza – e un po’ online – ma senza rinunciare del tutto al vecchio “face to face”.

Citando un vecchio cartone che mi piace tanto, verrebbe da dire che “non è cane e non è lupo, sa soltanto quello che non è”, ma la verità è l’esatto contrario: Connettivo sapeva così bene ciò che era che è riuscito ad avere successo comunque.

La creazione e la comunicazione di un’identità solida è stata la chiave per mantenere una caratterizzazione abbastanza forte da attrarre il pubblico nonostante le circostanze non favorevoli. Le modalità di svolgimento sono una parte fondamentale dell’identità di un evento, ma, se la sua personalità è forte e la sua natura è chiara al pubblico, è possibile rivederne le dinamiche senza inficiarne il senso e lo scopo: ecco il nostro appendiabiti capace di tostare.

Sono stati numerosissimi i partecipanti online e dai colloquiati è stato selezionato il team che oggi è già all’opera per K·Agency.
Non possiamo quindi che essere più che soddisfatti del nostro evento metà-fisico anche se ci auguriamo, per il prossimo appuntamento, di poterci incontrare tutti di persona senza preoccupazioni.

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Il primo aggettivo che mi viene in mente se penso a me stessa è “entusiasta”. Vengo quotidianamente travolta dalla meraviglia di ogni piccola novità e passo la mia vita su delle imprevedibili montagne russe emotive. Spesso è esaltante, a volte un tantino estenuante. Credo si possa dire che mi piacciono le persone, le cose e le situazioni in generale. E i gatti, ma questo è un altro discorso. Sono cresciuta immersa in libri di ogni genere e forse è per questo che tendo a romanzare tutto ciò che mi succede. Vi è mai capitato di essere talmente presi da una lettura che finite per pensare con lo stesso stile narrativo dell’autore? Ecco, io vivo così ogni singolo giorno.

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