Lotrèk
03 September 2020

Blocca le celle, sblocca le celle: 3 funzionalità Google Sheets per maniaci del controllo | #Googledì


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Selvaggia 
Tempo
di lettura
5'

No more "però stai attento a non scombinare il file" con queste funzionalità blocco celle su Google Sheets che vi daranno pieno controllo sui documenti condivisi con i colleghi.

Abbiamo tutti un collega maniacale che soffre ogni volta che qualcuno mette mano ai suoi perfettissimi fogli di calcolo: ogni documento è un’opera di intarsio magistralmente bilanciata ma anche molto fragile, da qui la sua ansia che qualcuno più spreciso (aka meno ossessivo-compulsivo) possa danneggiare irreparabilmente il suo capolavoro.
Quel collega sono io, e se anche tu ti rispecchi in questa descrizione, abbiamo un paio di tips che fanno al caso tuo. 

Impara come bloccare le celle Excel o come nascondere un foglio su Google Sheets, e come attivare le notifiche se qualcuno modifica il foglio di calcolo.

Hai fretta? Guarda subito come...


Impedire la modifica delle celle di un foglio di calcolo GSheets

Toccate tutto, ma non quelle celle!
Se quello che cerchi è come bloccare la modifica di un intervallo di celle GSheets, sappi che è possibile impedire del tutto la modifica dei valori di una cella oppure far apparire un messaggio di allerta a chi la sta modificando.

Vai su Strumenti > Proteggi foglio e scegli da lì le preferenze di blocco:

  • se vuoi bloccare un foglio GSheets intero selezionalo dal menu a tendina
    - spuntando “Tranne alcune celle” puoi scegliere un intervallo di celle che non verranno protette ma resteranno liberamente modificabili
  • se vuoi bloccare un intervallo di celle o una cella specifica GSheets inserisci l’intervallo direttamente nell’area dedicata

Proteggere un foglio o un intervallo di celle: è possibile anche dare un nome identificativo al blocco per ritrovarlo meglio

Una volta definita la sezione di celle, puoi decidere nel dettaglio chi escludere dal blocco:

  • scegliendo “Solo tu” resti l’unico depositario del potere
    - sappi che il proprietario del doc (tendenzialmente, chi lo ha creato) avrà sempre possibilità di modificare quel documento oltre a te, anche se selezioni questa opzione; se proprio proprio vuoi il pieno controllo del file, valuta di effettuare il passaggio di proprietà del documento
  • scegliendo “Personalizzato” puoi selezionare a chi dare questo onere / onore
    - di base Google include automaticamente tutti gli appartenenti alla tua GSuite ma è possibile spuntarne solo alcuni
    - nel campo in fondo “Aggiungi editor” si possono dare permessi anche a membri esterni alla propria GSuite tramite indirizzo email 
  • scegliendo “Copia le autorizzazioni di un altro intervallo” puoi recuperare le autorizzazioni che hai usato per un altro intervallo del documento
Seleziona a chi dare il potere e la responsabilità di modificare fogli o intervalli autorizzandolo da questa modale

Mostrare un avviso se si modifica una cella GSheets

Se la tua bontà è grande o se la necessità lo richiede, puoi decidere di non impedire le modifiche ma mostrare un avviso a chiunque vada ad apportare una modifica al foglio di calcolo: in questo modo gli verrà chiesta conferma prima di procedere ma sarà comunque libero di editare a piacimento.


Nascondere un foglio di GSheets

Il trucco c’è ma non si vede.

Alcuni fogli sono necessari per eseguire calcoli in altri o per mantenere memoria di alcuni dati importanti, ma qualunque sia il loro scopo, quel che è certo è che non devono essere toccati!

Abbiamo visto poco sopra che è possibile bloccare la modifica di un foglio GSheets ma possiamo spingerci anche oltre e nasconderlo proprio alla vista, una cosa peraltro molto utile quando abbiamo un documento molto complesso formato da numerosi fogli.

Premettendo che qualunque foglio può essere nascosto (non è necessario quindi che sia protetto):

  • apri il menu contestuale cliccando col destro sulla tab del foglio in basso nel documento
  • seleziona “Nascondi foglio” e il gioco è fatto
Cliccando col destro sulla tab si apre il menu contestuale con le scorciatoie: da qui puoi rapidamente nascondere il foglio GSheets

Recuperare un foglio nascosto GSheets

Immediatamente dopo averlo reso invisibile, un popup in basso a sinistra ti ricorderà come fare per recuperare il foglio nascosto:

  • Menu Visualizza > Fogli nascosti

Se ti piacciono le scorciatoie, puoi cliccare sull’hamburger icon in basso a sinistra, che contiene l’elenco di tutti i fogli del documento: cliccando sui fogli nascosti, più chiari rispetto agli altri, torneranno visibili accanto agli altri.

Il popup che ti avvisa che il foglio GSheets è stato nascosto e ti dice come recuperarlo
L'hamburger icon in fondo a sinistra raccoglie tutti i fogli del foglio di calcolo

Nel solito menu a tendina da cui nascondete i fogli, trovate anche la voce “Proteggi foglio”: ebbene, anche in questo caso altro non è che una scorciatoia per la funzionalità di blocco del foglio che abbiamo visto sopra. Decisamente la via più rapida!

E se purtroppo per voi, avete necessità di far compilare i vostri preziosi documenti anche da altre mani. Tirate un respiro e… impostate le notifiche!


Ricevere una notifica quando un foglio di calcolo GSheets viene modificato

Io ti vedo. 

Ogni utente, non solo il proprietario, può attivare le notifiche per un foglio di calcolo GSheets. Le opzioni disponibili si raggiungono da:

  • Strumenti > Regole di notifica

Le notifiche possono essere immediate oppure avere cadenza giornaliera, e verranno inviate direttamente alla mail dell'account Google dell’utente.

La cosa interessante è che il sistema tiene traccia dei nomi e delle azioni effettuate permettendo quindi una panoramica completa.

Da questa modale si impostano le notifiche per il foglio di calcolo

Bonus

Cronologia dei documenti Google

Sempre nell’ottica di tenere traccia delle modifiche, un’altra possibilità interessante comune a tutti i documenti GSuite riguarda l’accesso alla cronologia completa del file.

Avete presente la scrittina grigio chiaro che è sempre presente a destra del menu? Non tutti sanno che contiene un link per accedere all’elenco completo e interattivo delle versioni del documento

La suite effettua salvataggi automatici ogni 5 secondi circa ed è possibile visualizzare praticamente ogni versione salvata dalla creazione del file navigando nella sidebar sulla destra; da qui si può:

  • ripristinare una specifica versione, sovrascrivendo quella attuale
  • dare un nome a versioni specifiche e filtrare solo quelle “nominate”
  • visualizzare con colori diversi le parti che sono cambiate da una versione all’altra

A questa funzionalità si accede anche da File > Cronologia versioni > Apri cronologia versioni.

Accesso rapido alla cronologia dei documenti Google

Cronologia di una cella GSheets

A seconda della dimensione e della complessità del documento può essere più utile lavorare sulle modifiche avvenute in una singola cella: cliccando col destro all’interno di essa trovi la voce “Mostra la cronologia delle modifiche” che apre una finestrella da cui controllare passo passo cosa è cambiato.

FYI, Google Drive ha una gestione molto potente delle versioni dei file: pensate che è possibile recuperare anche le versioni di file non Google (es. documenti di Word caricati su Google Drive)!


Non mi resta che augurarvi in bocca al lupo, spero con questi consigli di essere riuscita almeno in parte a placare le vostre ansie ;)

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Cresciuta con una mano sulla tastiera e l'altra a spulciare il dizionario di greco antico, ho trasformato queste mie due anime in un punto di forza fondamentale per la mia vita e il mio lavoro.
Ai buffet sono quella che vedrete assaggiare ogni singolo differente tipo di cibo per sperimentare tutti i sapori; nel presente faccio la Project Manager, proprio perché attingo da tanti ambiti diversi e riesco così a avere una buona visione a 360° del lavoro da fare.
In realtà adoro progettare attorno a un obiettivo, che sia un sito web o una stanza da arredare.

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