Dal caos al risultato: il ruolo (nascosto) del Project Manager digitale

Chi lavora in questo contesto lo sa: non basta tenere traccia delle scadenze, coordinare il team o fare l’ultimo check alle deliverable. Qui si lavora con:

• team multidisciplinari;
• clienti esigenti;
• priorità che possono cambiare con una certa rapidità;
• budget da rispettare;
• con una costante tensione per mantenere qualità, tempi e visione strategica.

In questo caos controllato, il PM diventa regista, facilitatore, mediatore e anche la prima linea del team.

In questo articolo esploreremo più da vicino cosa significa davvero fare project management in agenzia e perché appare spesso un ruolo tanto invisibile quanto essenziale.

Un regista silenzioso: coordinare senza comandare

Il PM non è il capo. È il collante. E quando funziona bene spesso non si vede nemmeno.

Tenere insieme il puzzle

Un progetto digitale coinvolge tante competenze: UX, UI, tech, performance, content, strategy, solo per fare alcuni esempi. Il PM è colui che tiene le redini del quadro complessivo, che connette i pezzi e aiuta ciascuno a vedere dove si inserisce. Non entra nel merito delle singole discipline, ma assicura che il lavoro di tutti abbia un senso comune.

 

 

 

 

«Durante lo sviluppo di un progetto in cui io e il mio team abbiamo lavorato alla revisione completa dell’ecosistema digitale di un brand internazionale, basandoci su dati raccolti internamente tramite ricerca qualitativa e quantitativa, tutte le aree dell’agenzia erano coinvolte, con più di 15 specialisti attivi. Riuscire a mettere in comunicazione ogni parte del team nel momento giusto è stata la vera sfida per poter generare valore per il cliente, grazie al confronto multidisciplinare tra le varie aree.»

Il facilitatore dei flussi

Il PM crea le condizioni per far accadere le cose. Questo significa:

• risolvere i blocchi prima che diventino problemi;
• proteggere il team da pressioni inutili;
• mediare tra obiettivi aziendali e vincoli reali;
• mantenere viva la comunicazione (scritta, parlata, empatica).

Un bravo PM infatti non si limita a coordinare solo le riunioni ed assegnare le task: disegna il contesto in cui le persone lavorano bene e ne è “supervisor”, parte attiva e integrante.

PM e cliente: una relazione strategica

In agenzia, il PM è spesso per il cliente il volto stesso dell’agenzia. In Lotrek, ad esempio, viene affiancato dal Client Manager per gestire la relazione consulenziale, diventando un punto di riferimento costante. Un dream team, a tutti gli effetti!

Ascolto, traduzione, guida

Il cliente ha un obiettivo — aumentare le vendite, posizionare il proprio brand, lanciare un prodotto (per citare alcuni esempi) — e il PM lo aiuta a:

• capire cosa sia davvero prioritario;
• scegliere il percorso più adatto;
• accettare i compromessi inevitabili.

Questo significa educare il cliente, con tatto ma anche con fermezza. Saper dire no a richieste che risulterebbero poco oculate, e saper spiegare perché potrebbero non funzionare. Il PM è un partner strategico a tutti gli effetti, non solo un esecutore.

 

 

 

«Ricordo, ad esempio un progetto per un cliente nel settore banking con l'obiettivo di migliorare il CAC (Customer Acquisition Cost). Non ci siamo limitati a far partire le campagne, ma abbiamo attivato tutte le analisi necessarie, coinvolgendo anche i referenti Google che lavorano a stretto contatto con noi.

Durante le fasi iniziali è emerso chiaramente che non avremmo potuto ottenere risultati concreti senza prima lavorare su diversi aspetti;

• c’era un gap enorme di impression rispetto ai competitor;
• il machine learning ripartiva l'apprendimento da 0;
• il funnel andava rivisto nella sua totalità.
• dovevamo iniziare a lavorare con importazione delle conversioni offline per rispondere alla esigenza di avere lead di qualità. 

Abbiamo quindi evidenziato al cliente una serie di criticità, proponendo un piano d’azione che partisse dalla governance e dall’ottimizzazione strutturale. L’attività di analisi è stata presa in carico dal team performance, che ha successivamente restituito indicazioni operative.

Presentare questo lavoro al cliente restituendo un’analisi dettagliata della situazione attuale è stata la scelta giusta: ha tutelato il lavoro del team e ha offerto al cliente una roadmap chiara per costruire un ecosistema digitale più solido ed efficace. Molte delle azioni che si sono innescate internamente al cliente non sarebbero mai partite senza i nostri insight. Come il rifacimento del sito o della landing page di atterraggio delle campagne.

In definitiva, è questo tipo di approccio che rende il PM un consulente di fiducia, non un semplice intermediario.»

La prima linea del team (lo scudo del gruppo)

Quando qualcosa non va — ritardi, errori, incomprensioni — spesso è il PM a ricevere il primo colpo. Essere un tank è parte del lavoro: essere la prima linea del team, assorbire la pressione, gestirla, trasformarla in qualcosa di costruttivo.

Assumere questo ruolo non significa prendersi colpe che non sono sue, ma:

• tutelare il lavoro del team;
• mediare con il cliente;
• ricostruire fiducia nei momenti difficili.

Project management in agenzia ≠ project management da manuale

Ci sono cose che in agenzia non troverai mai nei libri sul PM. E fanno tutta la differenza.

La gestione dell’ambiguità

I progetti digitali spesso possono nascere con:

• brief incompleti;
• clienti incerti;
• scenari in continua evoluzione.

Il PM deve:

• muoversi nel “non detto”;
• prendere decisioni con il 70% delle informazioni;
• sentirsi a proprio agio nell’incertezza.

L'esperienza in Lotrèk mi conferma ogni giorno che un PM non è solo il frutto di conoscenze teoriche: nelle sue competenze, non può assolutamente mancare un solido know-how tecnico nel settore. 
Il PM è parte attiva della consulenza al cliente.

Ma come prendere decisioni nell’incertezza? Qualche tips:

• consultare i referenti di ogni area;
• elaborare le informazioni e soprattutto comprenderle;
• conoscere il contesto lavorativo.

Il know-how tecnico nel digital marketing diventa fondamentale. Il PM può non avere competenze verticali specifiche ma possiede una visione trasversale, è il collante che tesse le fila, prendendo decisioni che connettono tutte le parti del progetto e il suo storico.

Adattarsi velocemente, ma con coerenza

Il PM in agenzia cambia cappello ogni giorno. Da un sito e-commerce, a uno switch su una campagna social, per poi entrare su un meet per una riunione interna: capacità di adattamento e flessibilità sono imprescindibili per mantenere:

• coerenza nei processi;
• qualità nella comunicazione;
• cura del dettaglio.

Il segreto? Non la perfezione, ma la fluidità operativa: saper passare da un contesto all’altro senza perdere di vista la missione di fondo.

Il ruolo del Project Manager in agenzia digitale non è statico, né definito una volta per tutte. È un ruolo ibrido, fatto di organizzazione e intuizione, metodo e improvvisazione, rigore ed empatia.

E come è un buon regista...

...il PM è colui che fa accadere le cose ed è ascoltato, senza bisogno di alzare la voce.