Lotrèk
07 Dicembre 2017

Come usare Google Drive like a pro


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Selvaggia 
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9'

Come usare Google Drive a livello avanzato? Una carrellata di tips & tricks per trasformare Google Docs, Fogli e Presentazioni nei vostri migliori alleati.

È già da qualche tempo che in agenzia abbiamo attivato alla massima potenza la G Suite di Google. È stato un passaggio graduale ma inesorabile, perché la comodità di avere una serie di strumenti di lavoro performanti sempre a disposizione, in un unico posto e in cloud è decisamente impagabile.

Già da un pezzo usavo Google Documenti, Fogli e Presentazioni a livello personale ma integrarlo nei flussi lavorativi mi ha portato a dover risolvere una serie di problemi grazie ai quali ho scoperto diverse funzionalità che sono diventate super fondamentali per i miei compiti di tutti i giorni.

Ve ne racconto alcune, perché condividere è bello e spero che qualcun altro le trovi utili come lo sono per me.
Buona lettura! :)

5) GLI ADD-ONS - MIMA, MIMA, CELO

Uno dei punti di forza di Google Drive è la possibilità di attingere a una quantità quasi infinita e praticamente sempre gratuita di add-ons (componenti aggiuntivi) che completano e integrano le funzioni di base dei software di casa Google (nonché altrettante applicazioni che ampliano la gamma di azioni eseguibili su Drive, ma questa è un’altra storia).

Non starò a farvi la lista dei 10 migliori add-ons per Google Drive, mi limito a raccontarvi dei 3 che uso non spesso, di più.

Doc Tools (Google Documenti)
E se riguardando il documento che hai appena finito di scrivere ti accorgessi che quella parte lì e questa parte qua vuoi che appaiano maiuscole o viceversa? Non riscrivere tutto da capo, Doc Tools integra proprio la funzione che stai cercando!
Trasforma il testo selezionato in quello che vuoi: uppercase, lowercase, capitalize come se non ci fosse un domani e fa anche altre simpatiche modifiche tipo cambiare i numeri scritti in lettere in numeri scritti in cifre, tutto alla portata di un click. Fondamentale.

Mindmeister (Google Documenti)
Schematizzare idee e concetti con una lista puntata è bello, ma è ancora più bello se questa lista si trasforma automaticamente in una mappa concettuale.
Il primo punto diventa il centro dello schema, mentre gli altri si dispongono a raggiera in base alle varie profondità. Comodissimo.

Mindmeister per Google Documenti | Come usare Google Drive
1, 2, 3 mappa!

Text Cleaner (Google Documenti)
Text Cleaner è un add-on che fa il lavoro sporco al posto vostro. Due funzioni fra tutte: rintraccia ed elimina tutte le doppie spaziature e risolve le interruzioni di linea e a capi casuali derivati dal copia-incolla di un testo da un PDF. Taaac.

4) POWER TOOL - HERE WE GO!

Uno spazio a sé merita senza ombra di dubbio questo add-on per Google Sheets. Power Tool integra tutta una serie di strumenti talmente utili che vi domanderete perché non sono integrati di base nel programma.
Qualche esempio?

• Filtra per colore
Recupera tutte le caselle che hanno lo sfondo di un certo tipo e combina i loro valori secondo una funzione. Sembra uno sfizio in più ma da quando l’ho scoperta la uso continuamente.

• Scambia
Per scambiare i valori di celle, intere righe o colonne senza perdere la formattazione.

• Pulisci e formatta
In pratica, fa per Google Fogli quello che Text Cleaner e Doc Tools fanno per Google Documenti.

• Lavora con gruppi di dati
Combina e confronta i dati di celle, righe, colonne e fogli, rimuove i duplicati e genera persino valori random per password, numeri e date.

Power Tool su Google Fogli | Come usare Google Drive
Qualche esempio di cosa potete fare con Power Tool per Google Fogli

3) IMPORTRANGE - PESCA GROSSA

Insieme al filtro per colore merita la giusta attenzione una funzione nativa molto simpatica che ho scoperto creando file di riepilogo dati provenienti da diverse fonti. Con IMPORTRANGE è possibile richiamare il valore di una o più celle da un altro documento di Google Fogli e la cosa bella è che l’aggiornamento è automatico e in tempo reale!

2) MODELLI - OURS IS THE NEW MINE

Una delle features esclusive della G Suite è la Galleria Modelli: qualsiasi documento può diventare un modello condiviso ed essere usato dal resto del team di lavoro come base per sviluppare i propri specifici documenti, ad esempio per preventivi o documenti ufficiali con carta intestata.
Di base un modello della Galleria Modelli può essere modificato solo dal proprietario originale ma, come per tutti i file, è possibile condividerne i permessi di modifica con altri: basterà entrare nella modalità di modifica del modello (dalla home di Google Documenti, Fogli o Presentazioni) e una volta all'interno del documento aggiungerli come sempre dal pulsante Condividi in alto a destra.
Un'azione semplice ma da raccontare, personalmente ci ho messo un po' di tempo a capire come poterlo fare. :)

Ma ma ma... non si può parlare di come usare Google Drive like a pro se non si conosce...

1) ⇧ + z - LA SVOLTA

Immaginate di avere una cartella dal nome originalissimo di “Cliente XYZ - Condivisione” dove vengono inseriti tutti i documenti (Google Documenti o Google Fogli principalmente, ma anche altri tipi di file) che per un motivo o per un altro è necessario condividere, appunto, con quel cliente: creiamo una “Condivisione tramite link” di quella cartella e le attribuiamo permessi di sola lettura. Fino a qui niente di particolarmente complicato: il cliente accederà alla cartella con quel link e troverà tutti i materiali di cui ha bisogno, ordinati secondo il vostro criterio (che, credetemi, non è poco!).

Con questo metodo, a Lotrèk abbiamo eliminato la maggior parte delle mail da 30 MB, dei link di WeTransfer che scadono dopo 5 giorni, dei file sparsi e disordinati che si perdono nel caos personale del computer di ognuno. Qualcuno continua a incontrare evidenti difficoltà col concetto tipicamente cloud del “modifica il file direttamente online e vedremo anche noi le tue stesse modifiche”, ma noi non demordiamo: la nostra vocazione alla digitalizzazione dei clienti è ancora forte.

A questo punto però ci troviamo comunque con due file differenti, il nostro originale e la sua copia nella cartella condivisa: inserire l’originale direttamente nella cartella del cliente è impensabile, non lo troveremmo più al suo posto nelle nostre cartelle di progetto a uso interno; avere una copia, anche se impostata in modalità “Suggerimento”, presuppone invece di dover poi riportare le stesse modifiche anche nel file originale nella nostra cartella, che poi è quella che alla fine conta. A parte occupare il doppio dello spazio, questo sistema non è sostenibile.

Questo preambolo lunghissimo porta infine a una sola risposta, ⇧ + z.
Con questo shortcut possiamo in breve creare un alias (un “collegamento” per parlare in microsoftese) di qualunque file o cartella sia selezionata in quel momento; avremo quindi un solo unico file ma in due posizioni differenti che, a seconda di dov’è contenuto, prenderà i permessi della cartella madre, perciò qualunque modifica effettuata in una posizione apparirà anche sull’altra ma saranno gestite secondo differenti permessi.

Riepilogando, per creare un alias di un documento su Google Drive:

  1. Selezionate un file
  2. Premete ⇧ + z sulla tastiera
  3. Scegliete la posizione del vostro alias nuovo di zecca nella finestrella che vi si apre sotto al nome del file
Creare un alias su Google Drive | Come usare Google Drive
Come creare un alias di un documento su Google Drive

“Ma quindi se metto uno degli alias dentro una cartella che ha permessi di sola lettura, sarà condiviso in sola lettura?”
Sì, miei cari amici, ma agendo direttamente sull’alias che ti interessa potrete cambiare i suoi permessi specifici e magari permettere i suggerimenti o addirittura aprirlo del tutto alle modifiche. Una svolta.

P.S. Non cercate questo comando nella barra degli strumenti: non c'è o almeno, io non l'ho trovato. Qualcuno ha informazioni discordanti in merito? :)

BONUS TRACKS

La ricerca avanzata

Entra appieno nella categoria del “Forse non tutti sanno che” le funzioni di ricerca avanzata di Google Drive: particolarmente interessanti la possibilità di filtrare per autore, per persone con cui è stato condiviso o addirittura per suggerimenti o attività in sospeso.

Ricerca avanzata su Google Drive | Come usare Google Drive
Tutti i campi della ricerca avanzata

Il conteggio caratteri

Uno shortcut piccolo piccolo per Google Documenti che velocizza di molto il flusso di scrittura di quei poveri copywriter che vivono a cartelle stampa un tanto al chilo: ⌘ + ⇧ + c e passa la paura!

Che ne pensate? E voi ne avete fatte di scoperte interessanti per usare Google Drive like a pro?
Lasciatemi un commento qui sotto! :)



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Cresciuta con una mano sulla tastiera e l'altra a spulciare il dizionario di greco antico, ho trasformato queste mie due anime in un punto di forza fondamentale per la mia vita e il mio lavoro.
Ai buffet sono quella che vedrete assaggiare ogni singolo differente tipo di cibo per sperimentare tutti i sapori; nel presente faccio la Project Manager, proprio perché attingo da tanti ambiti diversi e riesco così a avere una buona visione a 360° del lavoro da fare.
In realtà adoro progettare attorno a un obiettivo, che sia un sito web o una stanza da arredare.

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